Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen unserer Dienstleistungen ist:

FulfillX, Inhaber: Mert Eren Tanriöver (Einzelunternehmen)
Am Hägele 6, 89610 Oberdischingen, Deutschland (Geschäftsadresse; die Lageradresse weicht hiervon ab und wird Kunden im Onboarding mitgeteilt)
Telefon: +49 176 41942757
E-Mail: office@fulfillx.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür liegen derzeit nicht vor.

2. Allgemeines

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben (DSGVO, BDSG). Nachfolgend informieren wir über Art, Umfang, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung.

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird gehostet bei Framer B.V., Amsterdam, Niederlande. Beim Aufruf der Website werden automatisch Daten verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• aufgerufene Seite / Datei

• Referrer-URL

• Browsertyp und Betriebssystem

Zweck: technischer Betrieb, Stabilität und Sicherheit der Website.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).
Speicherdauer: 14 Tage, danach Löschung bzw. Anonymisierung.
Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Kontaktaufnahme (E-Mail, Telefon, Kontaktformular)

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage), um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. Vertragsanbahnung), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Löschung nach abschließender Bearbeitung, sofern keine handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Terminvereinbarung

Eine Online-Terminbuchung über einen externen Dienst ist derzeit nicht im Einsatz. Termine werden per E-Mail oder Telefon vereinbart; es gilt Ziffer 4.

6. Kundenportal (PrepBusiness)

Für die Auftragsabwicklung nutzen wir die Lagerverwaltungs- und Portalsoftware PrepBusiness (prepbusiness.com), erreichbar unter fulfill-x.prepbusiness.com. Verarbeitet werden Konto-, Auftrags-, Bestands- und Sendungsdaten unserer Kunden sowie — bei Direktversand (FBM) und Retouren — Empfängerdaten der Endkunden unserer Kunden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Soweit wir Endkundendaten unserer Kunden verarbeiten, handeln wir insoweit als Auftragsverarbeiter unserer Kunden (siehe Ziffer 12).

7. Google Workspace

Wir nutzen Google Workspace (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) für E-Mail, Dokumente und Formulare — etwa unsere Feedback- und Reklamationsformulare. Mit Google besteht das Cloud Data Processing Addendum (Auftragsverarbeitung); die Datenspeicherung ist auf Rechenzentren in der EU konfiguriert. Übermittlungen in die USA erfolgen ggf. auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework sowie der EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

8. Rechnungsstellung und Buchhaltung

Für Rechnungsstellung und Belegverwaltung nutzen wir sevDesk (sevDesk GmbH, Hauptstraße 115, 77652 Offenburg). Verarbeitet werden Kunden-, Rechnungs- und Zahlungsdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 147 AO, 257 HGB (gesetzliche Aufbewahrung).
Speicherdauer: 10 Jahre nach gesetzlichen Fristen.
Steuerliche Unterlagen werden an unsere Steuerberatung übermittelt (Berufsgeheimnisträger).

9. Versanddienstleister

Zur Durchführung von Versandaufträgen übermitteln wir die erforderlichen Empfängerdaten (Name, Lieferadresse, ggf. E-Mail/Telefon für Benachrichtigungen) an die beauftragten Transportdienstleister (u. a. DHL, DPD, UPS).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Videoüberwachung des Betriebsgeländes

Unser Lager- und Betriebsgelände ist an den Zugängen sowie im Bereich Warenein- und -ausgang videoüberwacht. Auf die Überwachung wird vor Betreten durch Hinweisschilder hingewiesen.

• Zweck: Schutz vor Diebstahl, Einbruch und Vandalismus sowie Beweissicherung bei Warenein- und -ausgang (Dokumentation von Abholungen und Anlieferungen)

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

• Speicherung: lokal auf eigener Hardware, keine Cloud-Übertragung

• Speicherdauer: Überschreibung im Umlaufverfahren, in der Regel nach etwa 14 Tagen. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur bei konkretem Anlass (z. B. Schadens- oder Verlustfall) und nur für den betroffenen Zeitraum.

• Zugriff: ausschließlich durch den Inhaber bzw. ausdrücklich benannte Personen; Sichtungen werden dokumentiert.

• Eine Überwachung zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Mitarbeitenden findet nicht statt. Pausen- und Sanitärbereiche werden nicht erfasst.

11. Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Analyse- und Tracking-Cookies werden nicht eingesetzt; ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

Rechtsgrundlage für technisch notwendige Cookies: § 25 Abs. 2 TDDDG. Für alle übrigen Cookies: Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit widerrufbar.

12. Rollenverteilung bei Kundendaten

Soweit wir im Auftrag unserer Kunden personenbezogene Daten deren Endkunden verarbeiten (insbesondere bei Direktversand und Retouren), erfolgt dies weisungsgebunden als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag wird mit jedem Kunden abgeschlossen und steht auf Anfrage zur Verfügung.

13. Empfänger von Daten

• Hosting- und IT-Dienstleister

• Softwareanbieter (Kundenportal, Buchhaltung, Kommunikation)

• Transport- und Versanddienstleister

• Steuerberatung

• Banken und Zahlungsdienstleister

• Behörden, soweit gesetzlich verpflichtet

14. Drittlandübermittlung

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, soweit erforderlich, und nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, der EU-Standardvertragsklauseln oder einer sonstigen Garantie nach Art. 44 ff. DSGVO.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)

• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an office@fulfillx.de.

Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart

16. Speicherdauer

Soweit oben nicht anders angegeben, löschen wir personenbezogene Daten, sobald der Verarbeitungszweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen (insbesondere 6 bzw. 10 Jahre nach HGB und AO).

17. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrages erforderlich. Ohne diese Daten können wir unsere Leistungen nicht erbringen.